Root Cause Analysis (RCA): Metode Menemukan Akar Masalah Secara Sistematis dalam Organisasi
Pendahuluan
Dalam banyak organisasi, masalah
sering ditangani hanya pada level gejala (symptoms). Akibatnya, perbaikan tidak
bertahan lama dan masalah kembali muncul dalam siklus yang sama. Di sinilah Root
Cause Analysis (RCA) berperan sebagai pendekatan analitis yang berfokus
pada pencarian akar penyebab utama agar solusi yang diterapkan tepat
sasaran dan berkelanjutan.
RCA banyak digunakan dalam
industri manufaktur, kesehatan, layanan publik, perbankan, hingga pengembangan
IT. RCA menjadi pondasi utama dalam Continuous Improvement, Lean Six Sigma,
PDCA, dan Quality Assurance (QA).
Konsep Dasar Root Cause
Analysis
Root Cause Analysis adalah proses
sistematis untuk mengidentifikasi penyebab mendasar dari suatu masalah agar
dapat diberikan solusi permanen. Prinsipnya:
“Solve the cause, not just the
symptom.”
Masalah (effect) biasanya
merupakan hasil dari beberapa faktor yang saling terkait. RCA membantu tim
menelusuri hubungan sebab-akibat hingga ditemukan titik akar masalah.
Tujuan Utama RCA
- Menemukan akar penyebab masalah secara objektif
- Mengurangi potensi masalah terulang
- Membantu pengambilan keputusan berbasis data
- Meningkatkan kualitas proses dan efisiensi layanan
- Menjadi dasar perbaikan (improvement) yang
berkelanjutan
Tahapan Root Cause Analysis
Proses RCA dapat diintegrasikan
dengan PDCA, tetapi secara umum tahapannya sebagai berikut:
1. Define the Problem
(Definisikan Masalah)
- Menyusun problem statement yang jelas dan
measurable
- Mengidentifikasi scope, dampak, dan pihak
terkait
Contoh problem statement:
Tingkat kesalahan input data
nasabah meningkat dari 1% menjadi 6% dalam 30 hari terakhir.
2. Collect Data (Mengumpulkan
Data)
Data digunakan untuk memahami
pola masalah dan fakta lapangan, bukan asumsi.
Jenis data:
- Waktu kejadian
- Lokasi/cabang
- Pelaku/proses terkait
- Sistem/alat yang digunakan
- Frekuensi & tren kejadian
3. Identify Possible Causes
(Identifikasi Penyebab Awal)
Brainstorming penyebab
menggunakan tools:
- 5 Why’s
- Fishbone Diagram (Ishikawa)
- Pareto Chart
- Fault Tree Analysis
- FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
4. Find Root Cause (Menentukan
Akar Penyebab)
Evaluasi penyebab hingga
ditemukan akar penyebab yang paling signifikan. Biasanya melalui:
📌 Pertanyaan kritis:
“Jika penyebab ini dihilangkan, apakah masalah akan hilang?”
5. Develop Corrective Action
(Buat Solusi)
Solusi harus mengatasi akar
penyebab, bukan hanya gejala.
Contoh solusi:
- Pelatihan ulang staff input data
- Otomatisasi format form
- Validasi data sistem sebelum submit
6. Monitor & Validate
Result (Evaluasi Hasil)
Setelah solusi diterapkan,
lakukan evaluasi untuk memastikan perbaikan berhasil.
Parameter monitoring:
- KPI sebelum & sesudah perbaikan
- Konsistensi penurunan error
- Feedback pengguna
Tools yang Populer dalam RCA
|
Tools |
Fungsi |
|
5 Why’s |
Menggali akar masalah dengan
pertanyaan bertingkat |
|
Fishbone Diagram |
Visualisasi faktor penyebab
(Man-Machine-Method-Material-Environment-Measurement) |
|
Pareto Chart (80/20) |
Menemukan penyebab paling
dominan |
|
Fault Tree Analysis |
Analisis kegagalan sistem
secara hierarki |
|
FMEA |
Menilai risiko dan prioritas
tindakan |
Contoh Kasus RCA
Masalah: Banyak nasabah
komplain karena saldo belum masuk setelah transfer.
Fishbone Diagram (ringkas)
- Man: Teller baru kurang familiar SOP
- Method: Proses verifikasi 2 tahap manual
- Machine/System: Server sering overload jam
sibuk
- Material/Data: Dokumen upload sering tidak
lengkap
- Environment: Cabang ramai, beban kerja
tinggi
- Measurement: Tidak ada SLA waktu verifikasi
jelas
Root Cause ditemukan:
Sistem verifikasi manual
menyebabkan backlog ketika traffic tinggi.
Solusi:
Membuat sistem verifikasi
otomatis + auto-notification, pelatihan SOP teller.
Hasil setelah 30 hari: komplain
turun 60%, proses lebih cepat 40%.
Keunggulan RCA dalam
Organisasi
- Mengurangi biaya perbaikan jangka panjang
- Membentuk budaya problem solving yang kuat
- Meningkatkan akurasi keputusan manajemen
- Mendukung transformasi digital & Lean Culture
RCA bukan hanya metode, melainkan
mindset investigatif dan analitis.
Daftar Pustaka
Referensi Asing
- Ohno, T. (1988). Toyota Production System.
Productivity Press.
- Ishikawa, K. (1985). What is Total Quality
Control?. Prentice-Hall.
- George, M. L. (2002). Lean Six Sigma.
McGraw-Hill.
- Andersen, B., & Fagerhaug, T. (2006). Root
Cause Analysis: Simplified Tools and Techniques. ASQ Quality Press.
Referensi Bahasa Indonesia
- Nasution, M. N. (2015). Manajemen Mutu Terpadu.
Ghalia Indonesia.
- Fandy Tjiptono. (2017). Total Quality Management.
Andi Publisher.
- Sutrisno, E. (2010). Manajemen Sumber Daya
Manusia. Kencana.
- Wijaya, D. (2018). Inovasi dan Kreativitas dalam
Organisasi. Pustaka Setia.
